4 สิ่งที่ต้องทำหลังประชุมเสร็จ
 |
| 4 สิ่งที่ต้องทำหลังประชุมเสร็จ |
หลายครั้งที่คิดอ่าน ระดมสมองกันอย่างเข้มข้น บางครั้งถึงขั้นถกเถียงกันในที่ประชุมจนก่อให้เกิดไอเดียมากมาย แต่หลังจากที่เดินออกจากห้องประชุมไอเดียเหล่านั้นกลับค่อย ๆ หายไป เมื่อเวลาผ่านไปก็แทบจะไม่เห็นการเปลี่ยนแปลงเลยหรือ เกิดขึ้นแต่ไม่ถึงครึ่งของสิ่งที่พูดคุยกันในห้องประชุมวันนั้นเลย ซ้ำร้ายไปกว่านั้นบางทีผลลัพธ์ที่ได้ไม่ใช่สิ่งที่ต้องการเพราะดันเข้าใจผิดคิดกันไปคนละทาง เราจึงได้รวบรวม 4 สิ่งที่คนเป็นหัวหน้าต้องทำหลังจากประชุมเสร็จ ซึ่งนอกจากเราจะไม่เสียเวลาไปโดยเปล่าประโยชน์แล้วยังทำให้การทำงานภาพรวมมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย
เมื่อจบการประชุมอย่าลืมสอบถามผู้เข้าร่วมว่ามีสิ่งใดในการประชุมต้องแก้หรือต้องเพิ่มหรือไม่
อย่าลืมว่าการประชุมต้องใช้ทรัพยากรมากมาย ถ้าแต่ละครั้งไม่มีการปรับปรุงเราก็อาจเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์ซ้ำแล้วซ้ำเล่า ซึ่งอาจใช้วิธีพูดคุยกับทุกคน หรือเลือกสุ่มคุยเฉพาะบางคน เวลาที่เหมาะสมคือต้องทำหลังจบการประชุม ซึ่งเป็นช่วงที่ทุกคนยังมีอารมณ์ร่วมอยู่ว่าการประชุมของเราวันนี้มีประสิทธิภาพไหม ใช้เวลานานเกินไปหรือไม่ วันเวลา สถานที่เหมาะสมไหม ส่วนไหนที่คิดว่าอยากให้ปรับปรุง หรือส่วนไหนที่อยากให้เพิ่มเข้ามา ซึ่งขั้นตอนนี้อาจจะต้องทำไปจนกว่าจะเจอระบบหรือวิธีการประชุมที่ลงตัวที่สุดสำหรับทีมของคุณกำหนดคนรับผิดชอบและวันที่ต้องส่งงานให้ชัดเจน
เพื่อให้เกิดความมั่นใจว่าผลสรุปที่ได้จากการประชุมจะถูกนำไปปฏิบัติ อย่าลืมกำหนดผู้รับผิดชอบที่ชัดเจนและกำหนดเวลาที่ต้องการให้งานเสร็จด้วยสรุปทุกใจความสำคัญรวมถึงสิ่งที่ต้องทำต่อ
ก่อนที่จะจบการประชุม เราควรจะแบ่งเวลาสั้น ๆ เพื่อสรุปหัวข้อสำคัญ และการตัดสินใจต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในที่ประชุมให้เรียบร้อย รวมถึงสิ่งที่ยังไม่ได้ข้อสรุปด้วยเพื่อที่จะมาพูดคุยกันต่อในการประชุมครั้งถัดไป ซึ่งข้อดีของการทำสิ่งนี้คือทุกคนออกจากห้องประชุมไปด้วยความเข้าใจที่ตรงกันเขียน อย่างไรก็ดีกว่า จำ ทำให้เป็นลายลักษณ์อักษรดีที่สุด
กลังจากที่ทุกคนเข้าใจบทสรุปตรงกันแล้วในห้องประชุมก็อาจจะเกิดข้อผิดพลาดได้ ดังนั้นการส่งอีเมลสรุปการประชุมจึงเป็นวิธีจบการประชุมที่ดีที่สุด ซึ่งรายละเอียดจะมีตั้งแต่ การตัดสินใจที่เกิดขึ้น แนวทางปฏิบัติ ผู้รับผิดชอบ กำหนดส่งงาน รวมถึงวาระที่ยังไม่ได้ข้อสรุป โดยที่หัวหน้าอาจจะกำหนดให้ใครคนใดคนหนึ่งเป็นคนรับผิดชอบส่งรายละเอียดให้กับทุกคนในทีม ซึ่งข้อดีของการส่งอีเมลคือ- ทุกคนได้รับทราบหน้าที่ของตัวเองอย่างชัดเจน
- ถ้าจำไม่ได้ก็สามารถกลับมาเปิดดูได้ภายหลัง
- ทุกอย่างมีหลักฐานและการทำงานดูเป็นระบบ
- คนที่ไม่ได้เข้าประชุมก็สามารถเข้าใจภาพรวมได้ทันที
ที่มา :
ความคิดเห็น
แสดงความคิดเห็น