ผิดกันประจำ 6 ข้อผิดพลาดในการเขียน Email ที่นักศึกษาจบใหม่ไม่ควรทำ


ผิดกันประจำ 6 ข้อผิดพลาดในการเขียน Email ที่นักศึกษาจบใหม่ไม่ควรทำ




การติดต่อกันทาง Email คงเป็นสิ่งที่น่าจะหลีกเลี่ยงได้ยากในการทำงานปัจจุบัน นักศึกษาจบใหม่เป็นวัยที่คุ้นเคยกับการใช้เทคโนโลยีในการสื่อสารเป็นอย่างดี แต่ก็ต้องปรับตัวมาให้เข้ากับการสื่อสารที่ใช้งานกันอย่างเป็นทางการ ทำให้อาจจะเกิดข้อผิดพลาดกันได้บ้าง แต่สิ่งที่จะพูดถึงกันดังต่อไปนี้ เป็นสิ่งที่นักศึกษาจบใหม่ไม่ควรที่จะพลาด ซ้ำแล้วซ้ำอีก


1. พิมพ์ผิด

การมีคำศัพท์ที่สะกดผิดหรือพิมพ์ตก ๆ หล่น ๆ นอกจากคนอ่านจะอ่านยากเพราะการพิมพ์ผิดแล้ว มันยังแสดงถึงความสะเพร่าของคุณด้วย มิหนำซ้ำเพื่อนร่วมงาน หัวหน้า หรือลูกค้าของคุณยังอาจตั้งคำถามว่าแค่เรื่องง่าย ๆ ในการพิมพ์ข้อความให้ถูกต้องยังทำไม่ได้ ตอนทำงานคุณก็คงจะไม่ใส่ใจเช่นกัน

2. ระบุชื่อผู้รับไม่ถูกต้องหรือไม่ครบถ้วน

ต้องตรวจสอบชื่อของผู้รับอีเมลให้ถูกต้องทุกครั้งก่อนที่จะส่ง โดยเฉพาะการส่งอีเมลหาลูกค้า หรือคนนอกองค์กรยิ่งจะต้องระมัดระวังมากขึ้นเป็นสองเท่า เพราะถ้าเกิดข้อผิดพลาดขึ้นมาไม่ใช่แค่คุณที่จะได้รับผลกระทบ องค์กรของคุณอาจถูกมองว่าไม่มีความเป็นมืออาชีพตามไปด้วย


3. ส่งอีเมลเปล่าหรือลืมแนบไฟล์ตามที่ระบุ

การเผลอกดส่งอีเมลเปล่าแสดงให้เห็นว่าคุณไม่ใส่ใจว่ากำลังทำอะไรอยู่ คุณต้องถามตัวเองแล้วว่ามีสิ่งอื่นที่รบกวนจิตใจของคุณมากเกินไปหรือเปล่า ในขณะเดียวกัน การลืมแนบไฟล์เอกสารทั้ง ๆ ที่คุณบอกผู้รับอีเมลไปแล้วว่าจะแนบไฟล์มาให้ก็ดูแย่ไม่แพ้กัน แต่ถ้าคุณเผลอกดส่งไปแล้วก็ให้รีบแก้ปัญหาทันทีด้วยการส่งอีเมลฉบับใหม่ที่แก้ไขข้อมูลเรียบร้อยแล้ว พร้อมกับเขียนคำขอโทษและบอกเหตุผลด้วยว่าทำไมคุณต้องส่งอีเมลมาอีกรอบในหัวข้อ รวมไปถึงช่วงต้นของข้อความในอีเมลใหม่นั้นด้วย เพื่อป้องกันการสับสนของผู้รับ

4. ตอบอีเมลด้วยการเผลอกดปุ่ม Reply All 

ก่อนจะตอบอีเมลทุกครั้งดูให้ดีว่าคุณกำลังจะกดปุ่มไหน เพราะหากคุณพลาด เผลอไปกดปุ่ม Reply All จากอีเมลที่คุยกันตัวต่อตัว จะถูกส่งไปให้กับคนอื่น ๆ ที่เป็นทั้งผู้รับและผู้ส่งอื่นทั้งหมด ซึ่งอาจทำให้เกิดความเข้าใจที่ผิดพลาดได้ (ผู้รับอาจสงสัยว่าตนเองไม่เกี่ยวข้องกับงานนี้ ส่งมาทำไม) หรือถ้าเรื่องที่คุยกันมีความสำคัญ หรือเป็นความลับ สิ่งเหล่านั้นก็จะถูกเปิดเผยให้ทุกคนรับรู้เช่นกัน


5. เน้นคำด้วยสีสันฉูดฉาดหรือตัวอักษรใหญ่พิเศษ

การเน้นคำที่เป็นใจความสำคัญนั้นไม่ใช่เรื่องผิด แต่อย่าเน้นจนมากเกินไป เช่น เน้นสีแทบทุกคำในข้อความ หรือมีตัวอักษรที่เล็กบ้าง ใหญ่บ้างเพื่อดึงดูดความสนใจคนอ่าน ลองนึกในมุมของคนอ่านดูว่าจะต้องเจอกับข้อความที่ชวนปวดหัวแค่ไหน ตัวเลือกที่ง่ายและดีที่สุดก็คือการเขียนอีเมลด้วยตัวอักษรสีดำ และใช้ฟ้อนต์เดียวกันทั้งข้อความ เพื่อความสบายตาของผู้อ่าน

6. พิมพ์เครื่องหมายหรือสัญลักษณ์มากเกินไป

หลายคนมักจะพิมพ์เครื่องหมายตกใจเพื่อสร้างความน่าสนใจ หรือมีข้อความที่เต็มไปด้วยสัญลักษณ์หรือ Emoticon รูปยิ้ม น่ารัก ๆ เพื่อให้ดูเป็นกันเองในการสื่อสาร แต่เชื่อเถอะว่าแทนที่ผู้รับจะอ่านแล้วยิ้มตาม พวกเขาอาจรู้สึกรำคาญจากสัญลักษณ์ที่เกินความจำเป็น และยังอาจมองว่าคุณนั้นเป็นคนไม่เอาจริงเอาจังอีกด้วย การใช้ภาษาเรียบง่าย เป็นทางการ แต่สื่อสารอย่างตรงประเด็นดูจะเป็นทางเลือกที่ดีกว่าในการเขียนอีเมลในที่ทำงาน


โดยสรุปแล้ว สำหรับนักศึกษาจบใหม่การเขียนอีเมลนั้นต้องอาศัยความรอบคอบ และความใส่ใจในการเขียน และพยายามหมั่นตรวจสอบ ตรวจทานกันก่อนทุกครั้งก่อนกดปุ่ม Send แล้วทีนี้ ความเป็น Professional ในการทำงานจะดูมีมากขึ้นอีกเยอะเลย



ที่มา:

https://blog.jobthai.com





ความคิดเห็น

บทความที่ได้รับความนิยม